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無駄な会議かどうかどうやって判断する?

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先日twitterにこんなアンケートが流れてきました。

つい、かみついたような返答を書いたのですが、無駄な会議って何を基準に無駄だって言っているんでしょうね?

そのあたり思うところがあるので書いていきたいと思います。

■私が設定する会議の基準

私自身が設定する会議というものがあります。

まあ、チーム定例とかですね。

目的としては

  • 私が伝えたいことがある
  • 私が聞きたいことがある
  • それらに関して他のメンバーにも認知させたい

というものがあったときに設定します。

これ、私以外のメンバーに関しては効率の悪い会なんですよ。

それでもプロマネ、ディレクターという役割である私がボトルネックになると大きな問題になるのでみんな参加してくれたりするわけです。

わからないことがあったらすぐに聞きに行ったりするので、結果全体に周知しないといけない情報が私と担当者の間でしか共有されていないという状況が発生したりします。

こういった状況はできる限り減らさないといけません。意識して私の設定する会議で共有するようにしています。

それでも漏れたりします。その漏れたことが後々大きな問題に発展したりします。

■無駄な会議の議論

無駄な会議がないか?という議論は絵に描いた餅のような気がします。

例えば2年間くらいやっているプロジェクトで、週1で設定されていた場合100回くらい会議をやりますよね?

その会議、99回は意味がなかったけれども、その中の1回の内容で大きな問題を回避することができていたらどうでしょうか?

それはやっぱり意味があったと思うんですよ。たとえ膨大な時間を使用していたとしてもです。

それを避けるために、会議をするよりも高い確率で問題を防ぐことができて、会議をするよりも難易度が低くて、会議をするよりもみんなの時間を使わない、手段があれば話は別です。

でもそういうのってなかなかないのが実情じゃないです?

必要な情報が決められたところに格納されていればいいですが、それができるのってほとんどリーダーの役割になっちゃいません?

ボトルネックを生むような手法は、結果悪い状況を生みます。

上の人にだけ負担をかけるような仕組みは、みんなが責任のある役割を避けるようにもなります。

そもそも必要な情報をまとめて定期的にアップする技術をちゃんと磨いてきた人いますか?

会議であればある程度経験もスキルもあるでしょ?

あと「その中の1回の内容で大きな問題を回避することができていたら」という状況が起きたとき、あなたはそれがわかりますか?

チームを俯瞰してい観ていないとわからないし、ちゃんと会議の内容を覚えて気にしている人だけがわかります。

大体はわからないというか、気が付かないことが多いですよ。

「会議無駄だなー」と思っている人はそもそも気が付かないことが多いでしょう。

「会議の情報を無駄にしないようにしよう」と思っている人は気が付くと思いますけどね。

■本当に無駄なのか疑ってかかる

会議っていやですよね。

無駄な気がします。それを改善したら無駄が解消されるような気になります。

偉い人一人のために、多くの他のメンバーの時間を奪っているような気になります。

そう思っている状況で「会議は無駄です」という情報はごちそうですよね。

「うちの会社の上役はわかっていない」って言いやすいですからね。

でも気を付けてください。「うちの会社の上役はわかっていない」が事実だった場合はいいですが、そうでなかった場合あなたがわかっていないだけではなく全体の足を引っ張っていることになるわけです。

■既存の仕組みを改善するのは大変です

上司がこぼしていたことがありました。

「今行われている偉い人の会議が全然意味がない、みんな実行能力がない、ただ話しているだけだ」と。

で、気になったのでその偉い人会議に出ている人たちの言動に注目していました。

確かに比較的若い人たちが多く、各々の持っている技術は高いけれどもマネジメントや会社として推進していく施策の実行には難がある感じでした。

実際プロジェクト以外の会社としての目標が設定されていたのですが、全然進んでいませんでした。

ここで問題なのは、こぼしていた上司自体も全然進めることができていないということです。

その上司の言っていることは事実なんですよね。でもあなたもできていないじゃん。

他人のアラはわかるんですよ。でもそれを自分で改善するのは難しいのです。

しょうがないのでフォローして進むようにしていたのですが、実際進んでいっても感謝されることはなかったですね。

自分で改善できない人は、フォローしてもらってもそのありがたさに気が付くことはないのですよ…

と、ここで言いたいのは愚痴ではなく、何かを無駄だといってやめるように言うことは簡単だけれども、その無駄だと思えること以上に効果のあることをあなたは実行できますか?ということです。

できるのならいいのですよ。実際に成功した組織を作り上げた人はそれができた人たちです。

でもまぎれもなくそういう人たちは成功者なので、10人が実行して10人が成功するような類なものではないですよ。

そういった事実の方に目を向けて、臆さず改善作業に取り組んでほしいと思いますね。

私の経験則からすると、10人が実行して10人が成功しないのは「才能」ではなく「経験」によるところが大きいです。

1回、2回改善に取り組んでも、うまくいかない人がほとんどです。そこから不屈の精神で何度でもチャレンジする人は成功していくことが多いです。

改善作業は別個のものでも共通して起こる問題が多いですから、やるごとに成功確率は上がっていくでしょうね。

成功したいのであればぜひ頑張ってみてください。

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