今回もプロマネっぽいことを書いていきたいと思います。
週報提出してもらう際の 注意点についてです。
■ちゃんと見ましょう
プロジェクト管理してるのであればおそらく週報を提出をしてもらってると思います。
当たり前のことだと思って簡単に考えがちですか、考えなしにやっていると結構リスクが発生しますよ。
週報を出してもらっているのに読んでいないということが判明すると、提出者にとってかなりのモチベーションの低下を招く危険性があるためです。
そりゃそうですよね。時間を取って書いてくれているのに読んでいなければ、まったく無意味なことをやっていることになってしまいますから。
たまに日報にした方がいいという人がいますが、ほんとに読むんだろうな？って思います。
確かに問題が起きてるという事を素早く把握するためには日報の方がいいのですが、本当に毎日確認することができますか？
管理者ともなれば定期的にプロジェクトとは関係ない仕事も入ってきます。経験上チェックできない日が必ず出てきます。それを考えると週報の方が断然良いですね。
「週報なら必ずチェックできる」と思う人が多いと思いますか、実際周りの人をチェックしてみると半分くらいの人ができていないです。1週間だけならいいのですが、何年も続けるのはそれなりに大変なのです。
■返答を書きましょう
また見ているだけでは 50点くらいですね。提出者に対してみているということがしっかり伝わっていないと駄目です。
問題点や課題、改善点をあげているのに全く返答を返さない人がいます。そういう状況を生んでしまうのであれば、もう週報を出してもらわない方がいいんじゃないですかね？。
私は読んだ端から一言コメントを必ず返すようにしています。時間をかけずに端的に簡単でもいいので。返答を書いていくことで週報の内容自体が良くなっていくことが多いです。
見ていることが伝わると当然書く内容がよくなっていくのです。
これをこなすためには即決していくことが重要です。慣れるまでは大変ですが慣れてしまえば 意外に素早く対応できるようになるものです。20人くらいのチームで読んで返答を返してで、30分くらいでやっていますね。
また簡単に解決できないような問題点があがっていたとすれば、「すぐ解決できないけれどもいついつまでに対応する」という具体的な提案をすることが大切です。
後はいついつ解決すると言うタイミングを忘れないように タスクとして登録していくことも重要ですね。
またその問題点を提言してくれた人と定期的に話し合うことも有意義です。
話してる最中に解決案が見つかることも多いですし、提言してくれた本人自身が解決案を見つけてくれることもあります。
これが放置されているような状況であると、実際にその問題が解決していたとしても 自分の問題点が放置されているという思いだけが残って不満が溜まっていきます。
以前いた会社で15分単位での作業を記載するというようなシステムがありました。正直愚の骨頂ですね。15分単位で報告されても、正直その作業時間が妥当かどうか管理者の方で判断できないでしょう。
週報を提出もらう際には自分がチェックできる範囲でやってもらわないと、メンバーの状況を把握する前に信頼を失ってしまうというので注意！というお話でした。
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